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Software para gimnasios en Guatemala

En un gimnasio el dinero no se pierde en la venta: se pierde en la renovación. La membresía vence un martes, nadie avisa, el socio deja de venir dos semanas y para cuando alguien se acuerda ya se inscribió en otro lado. Mientras tanto el WhatsApp del gimnasio acumula preguntas de horarios y precios que se contestan cuando alguien tiene un rato.

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Contesta 24/7 en WhatsAppDesde Q490 al mesSin cambiar tu control de acceso

Qué resuelve

Lo que se cae entre la recepción y el mes siguiente

Nada de esto exige cambiar el torniquete ni el sistema de acceso. Exige que alguien conteste siempre y que las fechas no dependan de la memoria de nadie.

Renovaciones avisadas a tiempo

El sistema sabe qué membresías vencen esta semana y escribe antes, no después. El socio recibe el aviso con la fecha y la forma de pagar, y quien atiende ve quién ya respondió y quién no.

Precios y horarios contestados

Las tres preguntas de siempre —cuánto cuesta, a qué hora abren, si hay clase de spinning hoy— se responden a cualquier hora con la información cargada, no con lo que recuerde quien esté en recepción.

Clases con cupo real

El interesado pregunta por una clase, ve si queda campo y queda anotado. Se acaba la lista en papel que solo existe en el mostrador y que nadie puede consultar desde afuera.

Cobranza sin pelear

Para el que ya se atrasó, el recordatorio es una conversación, no un regaño: se le recuerda, se conversa la fecha y queda registrado el compromiso. Si pide hablar con alguien, entra una persona.

El socio que dejó de venir

Quien no aparece hace tres semanas todavía es cliente. Con el registro de asistencia se puede escribirle a tiempo, que es lo único que a veces hace falta para que vuelva.

Lo que se preguntó y no se vendió

Cada conversación queda guardada. Al final del mes se ve cuánta gente preguntó el precio y no se inscribió, y a qué hora escriben los que sí lo hacen.

Cómo se arma

Primero que conteste, después el control de membresías

El primer problema de un gimnasio en Guatemala no es el software de membresías: es que su WhatsApp se queda sin contestar en las horas en que la gente decide inscribirse, que son la noche y el domingo. Por eso el punto de partida es que ese número responda bien siempre.

Eso lo hace Dilo, el agente de inteligencia artificial de Haricode: contesta con los planes, los horarios y las reglas del gimnasio, recuerda pagos y traspasa a una persona cuando la conversación lo pide. Se activa en días y su costo empieza en Q490 al mes.

Cuando eso está resuelto aparece lo demás: control de membresías con vencimientos, reserva de clases con cupo, asistencia, rutinas o un tablero con la retención mes a mes. Eso se construye a medida sobre lo que ya funciona, y se conecta con el control de acceso que el gimnasio ya tenga.

En resumen: En un gimnasio de Guatemala el mayor retorno inmediato está en avisar las renovaciones antes de que venzan y en contestar el WhatsApp de noche y fin de semana; el control de membresías se agrega después, sobre esa base.

Lo que puede hacer desde el primer mes

Contestar planes, precios y horarios a cualquier hora
Avisar de la membresía que vence esta semana
Recordar un pago atrasado sin sonar a regaño
Anotar a alguien en una clase con cupo
Cobrar con enlace de pago en la misma conversación
Avisar al encargado cuando alguien quiere inscribirse
Traspasar la conversación a una persona
Dejar registro de todo lo que se preguntó

Puesta en marcha

De la primera reunión al primer aviso de renovación

1 · Planes y reglas

Se cargan los planes con sus precios y vigencias, los horarios, las clases y lo que el agente no debe hacer nunca. Lo revisa el dueño; el sistema no inventa promociones.

2 · Número de WhatsApp

Se conecta el número del gimnasio, el que ya usan o uno nuevo para separar la atención automática de las conversaciones del entrenador.

3 · Semana de supervisión

El agente contesta y el equipo revisa las conversaciones reales. Ahí se ajusta el tono, se corrigen respuestas y se agregan las preguntas que nadie había previsto.

4 · Membresías y clases

Con la atención resuelta se decide qué sigue: vencimientos, cupos, asistencia, reportes de retención o la conexión con el control de acceso.

Preguntas frecuentes

Lo que preguntan los gimnasios

¿Tengo que cambiar mi sistema de control de acceso?

No. El torniquete, la huella o la tarjeta siguen igual. Esto atiende el WhatsApp y las fechas de renovación, que es lo que hoy no atiende nadie de forma consistente. Si después conviene conectarlos, se conecta.

¿El socio se da cuenta de que le contesta un sistema?

Contesta de forma natural y con el nombre del gimnasio, y nunca dice ser humano si se lo preguntan directamente. Lo que la gente nota es que le respondieron un domingo a las nueve de la noche.

¿Puede cobrar?

Puede recordar el pago, conversar la fecha y enviar un enlace de pago en la misma conversación, y confirmar cuando el pago entra. Quien decide las condiciones y las excepciones sigue siendo el gimnasio.

¿Cuánto cuesta?

Los planes de Dilo para negocios empiezan en Q490 al mes y están publicados en dilotodo.com. El control de membresías a medida se cotiza aparte, por fases.

Tengo dos sucursales. ¿Sirve igual?

Sí. Puede atender con un número por sede o con uno solo que pregunte de cuál se trata y responda con sus horarios, sus clases y sus precios. Los reportes se ven por sede y en conjunto.

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