1 · Bienvenida
Respuesta en 24 hBuen día, gracias por escribir a [nombre del despacho]. ¿Es cliente del despacho o desea información sobre nuestros servicios contables?
Plantillas · Mensajes de WhatsApp
Plantillas de mensajes de WhatsApp para contadores y despachos contables
La vida de un despacho contable es perseguir papeles: las facturas del mes que no llegan, el libro de compras incompleto y el cliente que manda todo el último día. Por WhatsApp se piden documentos, se avisan vencimientos y se cobran honorarios, y cada cliente pregunta lo mismo con otras palabras. Estos quince mensajes ordenan el mes contable para que la declaración no se haga a la carrera.
15 mensajes listos para copiarCon la categoría de Meta de cada unoRevisado el 8 de noviembre de 2026
Los 15 mensajes
Listos para copiar y pegar
Cambia lo que va entre corchetes por tus datos —[nombre], [fecha], [monto]— y ajusta el tono al de tu negocio. «Copiar mensaje» lo deja en tu portapapeles; «Abrir en WhatsApp» lo abre ya escrito para que elijas el chat.
- Bienvenida
- Horario y contacto
- Servicios y honorarios
- Datos para cotizar
- Documentos del mes
- Recordatorio de documentos pendientes
- Aviso de vencimiento
- Declaración presentada
- Requerimiento o notificación de la SAT
- Cobro amable de honorarios
- Pago recibido
- Servicio adicional
- Pedir reseña
- Fuera de horario
- Consulta fiscal de fondo: llevarla a una llamada
2 · Horario y contacto
Respuesta en 24 hAtendemos de [días] de [hora] a [hora]. Oficina: [dirección]: [enlace a Google Maps] Para documentos, el correo es [correo del despacho].
3 · Servicios y honorarios
Respuesta en 24 hLlevamos [contabilidad mensual, planillas, declaraciones, inscripciones en la SAT, asesoría fiscal]. Los honorarios dependen del régimen y del volumen de operaciones. Si nos cuenta su régimen y a qué se dedica, le preparamos una propuesta.
4 · Datos para cotizar
Respuesta en 24 hPara prepararle una propuesta necesitamos: 1. Nombre o razón social 2. Régimen en el que está inscrito (o si aún no se inscribe) 3. Número aproximado de facturas al mes 4. Si tiene empleados en planilla
5 · Documentos del mes
UtilidadBuen día, [nombre]. Para preparar su declaración de [mes] necesitamos, a más tardar el [fecha]: • Facturas de compras y gastos • [Estados de cuenta bancarios] • [Planilla del mes] Puede enviarlos a [correo o carpeta compartida].
6 · Recordatorio de documentos pendientes
UtilidadHola, [nombre]. Aún no hemos recibido [documentos] de [mes]. Sin ellos no podemos presentar a tiempo la declaración que vence el [fecha]. ¿Nos los puede enviar hoy?
7 · Aviso de vencimiento
UtilidadBuen día, [nombre]. Le recordamos que el [fecha] vence [impuesto o declaración, por ejemplo IVA de mes]. Monto estimado a pagar: Q[monto]. Le enviamos el formulario para pago en cuanto esté listo.
8 · Declaración presentada
UtilidadSu declaración de [impuesto] de [período] ya fue presentada ✅ Monto a pagar: Q[monto], con vencimiento el [fecha]. Le adjuntamos la constancia y el formulario para pago: [enlace o archivo].
9 · Requerimiento o notificación de la SAT
UtilidadBuen día, [nombre]. Recibimos una notificación de la SAT relacionada con [tema]. [Nombre del contador] le llamará hoy para explicarle de qué se trata y qué necesitamos de usted.
10 · Cobro amable de honorarios
UtilidadBuen día, [nombre]. Le recordamos los honorarios de [mes] por Q[monto], con vencimiento el [fecha]. Puede pagar por transferencia a [cuenta] o aquí: [enlace de pago]. Si ya lo realizó, le agradecemos enviarnos la boleta.
11 · Pago recibido
UtilidadRecibimos su pago de honorarios de [mes] por Q[monto]. ¡Gracias, [nombre]! Su factura: [enlace o número].
12 · Servicio adicional
MarketingBuen día, [nombre]. Ahora también ofrecemos [servicio, por ejemplo planilla y prestaciones, auditoría interna] en [nombre del despacho]. Si le interesa, responda y le enviamos los detalles. Si prefiere no recibir estos avisos, responda BAJA.
13 · Pedir reseña
UtilidadGracias por confiar su contabilidad a [nombre del despacho], [nombre]. Si quiere contar cómo ha sido el servicio, nos ayuda mucho aquí: [enlace de reseña]
14 · Fuera de horario
Respuesta en 24 hGracias por escribir. En este momento la oficina está cerrada; atendemos de [días] de [hora] a [hora] y le responderemos al abrir. Si nos envía documentos, puede hacerlo a [correo del despacho].
15 · Consulta fiscal de fondo: llevarla a una llamada
Respuesta en 24 hBuena pregunta, [nombre]. Para darle una respuesta correcta necesitamos revisar su caso con calma, porque depende de su régimen y sus operaciones. Le proponemos una llamada el [opción 1] o el [opción 2]. ¿Cuál le funciona?
Respuesta en 24 hSe manda como respuesta a un cliente que te escribió en las últimas 24 horas. Con la API no necesita aprobación previa de Meta.
UtilidadLa inicias tú, sobre una cita, un pedido o una cuenta concreta y sin promoción. Con la API va como plantilla aprobada y se cobra a la tarifa de utilidad.
MarketingPromociones, novedades o mensajes para que alguien vuelva. Con la API se cobra a la tarifa de marketing, la más cara, y solo a quien aceptó recibirlos.
Cómo usarlos
En la app de WhatsApp Business o con la API, no es lo mismo
Estos mensajes sirven tal cual en la aplicación gratuita de WhatsApp Business, que es la que usa la mayoría de contadores y despachos contables en Guatemala. Lo que cambia con la API oficial es quién los manda y cuánto cuesta cada uno.
En la app de WhatsApp Business
Guárdalos en Herramientas para la empresa → Respuestas rápidas, cada uno con un atajo corto (por ejemplo, /horario o /precios). Al escribir «/» en cualquier chat aparece la lista y el mensaje sale completo con un toque. El de bienvenida y el de fuera de horario van en Mensaje de bienvenida y Mensaje de ausencia, en la misma sección. En la app no hay categorías ni costo por mensaje: todo es gratis, pero todo lo manda una persona.
Con la API oficial (un chatbot o un sistema)
Todo mensaje que el negocio inicia fuera de las 24 horas desde el último mensaje del cliente tiene que ser una plantilla aprobada por Meta. Lo que aquí va entre corchetes se convierte en variables —{{1}}, {{2}}— que el sistema llena con el nombre, la fecha o el monto. Meta revisa cada plantilla y la clasifica en marketing, utilidad o autenticación, y esa categoría decide el precio.
La regla que más plantillas rechaza
Mezclar. Un recordatorio de cita con «y aprovecha nuestro descuento» deja de ser utilidad y pasa a marketing. Según las guías de categorías de Meta, una encuesta o una petición de reseña solo es utilidad si está ligada a una compra o una visita concreta; una genérica no se aprueba como utilidad. Por eso en esta lista cada mensaje hace una sola cosa.
En resumen: En la app de WhatsApp Business estos mensajes se guardan como respuestas rápidas y son gratis; con la API oficial, los que inicia el negocio fuera de las 24 horas deben ser plantillas aprobadas por Meta, que las clasifica en marketing o utilidad y cobra distinto por cada una.
Categorías de Meta
Cuánto cuesta cada tipo de mensaje con la API
Tarifas por mensaje a un número de Guatemala (mercado «Resto de Latinoamérica»), de la hoja de precios de Meta vigente desde el 1 de octubre de 2026. En la app de WhatsApp Business no aplican.
| Categoría | Cuándo se usa | Ejemplo de esta lista | Costo por mensaje |
|---|---|---|---|
| Respuesta en 24 h | El cliente escribió primero y respondes dentro de las 24 horas. | Bienvenida | Los primeros 1,000 del mes por número son gratis; después, la tarifa de utilidad |
| Utilidad | Confirmaciones, recordatorios, avisos de pedido y cobros de una cuenta existente, sin promoción. | Documentos del mes | US$0.0113 |
| Marketing | Promociones, novedades, felicitaciones y mensajes para recuperar clientes. | Servicio adicional | US$0.0740 |
| Autenticación | Códigos de un solo uso para iniciar sesión o confirmar una operación. | No aplica en esta lista | Tarifa propia de autenticación |
Fuente: Meta, precios de la plataforma de WhatsApp Business, hoja del 1 de octubre de 2026, consultada el 8 de noviembre de 2026. Si la conexión pasa por un intermediario, este suele sumar su propia tarifa. El detalle completo está en la guía de WhatsApp para empresas en Guatemala.
Consejos para contadores
Lo que cambia el resultado más que el texto
Pide los documentos con fecha límite
El cliente que recibe «mándeme sus facturas» las manda el último día. El mensaje con lista concreta y fecha límite, enviado al inicio del mes, cambia el comportamiento. Repite el recordatorio unos días antes del corte, no el día del vencimiento.
Los documentos van por correo o carpeta
Las fotos de facturas en el chat se pierden entre mensajes y no se pueden archivar bien. Usa WhatsApp para avisar y pide que los documentos lleguen a un correo o carpeta compartida por cliente. Tu equipo lo agradecerá el día de cierre.
Avisa lo presentado, con constancia
Mandar la constancia y el formulario para pago apenas se presenta la declaración evita la llamada de «¿ya pagó mi IVA?» y deja un registro claro. Si el pago lo hace el cliente, recuérdale la fecha de vencimiento en el mismo mensaje.
Las notificaciones de la SAT, por llamada
Una notificación o un requerimiento asusta al cliente. Avisa por WhatsApp que llegó y que lo vas a llamar, pero explícalo de viva voz. Mandar el detalle por chat sin contexto genera más preguntas que respuestas.
Ordena los vencimientos por cliente
Con veinte o cincuenta clientes, recordar a mano quién debe qué y cuándo es donde se escapa una multa. En nuestra página de software para despachos contables explicamos cómo se automatizan los recordatorios de documentos y vencimientos.
Para seguir
Herramientas y páginas que acompañan estos mensajes
Generador de enlace de WhatsApp con QR
Arma el enlace wa.me de tu negocio con un mensaje inicial y descarga el código QR para el mostrador, la factura o tus redes. Gratis y sin registrarte.
Software para despachos contables
Qué más se puede automatizar en contadores y despachos contables además de contestar: agenda, cobros, reportes y lo que se conecta con tu sistema.
Cuándo la app de WhatsApp Business se queda corta
La app frente a la API, y qué ofrecen WATI, ManyChat, respond.io y Dilo, con precios publicados y su fecha.
Plantillas para otros giros
Los mismos 15 momentos escritos para clínicas, dentistas, restaurantes, hoteles, ferreterías, talleres, colegios y otros negocios.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre los mensajes para contadores
¿Estos mensajes sirven en la app de WhatsApp Business?
Sí. Guárdalos como respuestas rápidas y úsalos con atajos como /documentos o /vencimiento. Con la API oficial, los que manda el despacho por iniciativa propia, como el aviso de vencimiento o el cobro, se aprueban antes como plantillas de Meta y se cobran por mensaje.
¿El aviso de vencimiento de un impuesto es utilidad?
Sí, si habla de la obligación concreta de ese cliente y de lo que tiene que hacer. Un aviso general sobre cambios en la ley dirigido a todos tus contactos, o la oferta de un servicio nuevo, se parece más a marketing.
¿Puedo enviar declaraciones y estados financieros por WhatsApp?
Se puede, pero tiene riesgos: el número puede estar equivocado o el teléfono, compartido. Lo más prudente es avisar por WhatsApp y entregar los documentos por correo o en una carpeta con acceso del cliente.
¿Cómo cobro honorarios atrasados sin perder al cliente?
Con recordatorios antes del vencimiento, con monto y referencia, y una llamada personal si el atraso se acumula. Evita retener declaraciones como presión: el riesgo de una multa para el cliente termina siendo un problema para el despacho.
¿Puedo cambiar estos mensajes?
Sí, y conviene. Son un punto de partida: cambia el saludo, el nombre del negocio y los datos entre corchetes, y ajusta el trato de usted o de tú al de tus clientes. Si los vas a enviar como plantillas por la API, cada cambio de fondo vuelve a pasar por la revisión de Meta.
¿Tienen algún costo o hay que registrarse?
No. Se copian gratis y sin dejar datos. El único costo posible es el de Meta, y solo si los mandas por la API oficial: en la app de WhatsApp Business no se paga por mensaje.
Que estos mensajes se manden solos
Copiar y pegar funciona mientras alguien esté pendiente del teléfono. Dilo contesta con tus precios y tu horario a cualquier hora, confirma y recuerda citas o pedidos y te pasa la conversación cuando hace falta una persona.
Prueba tu propio bot de WhatsApp gratis, sin registrarte
Pega la página de tu negocio y en un minuto ves a Dilo contestando como contadores y despachos contables. Los planes para negocios empiezan en US$69 al mes.
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